いつもお世話になっております、沖縄で中古不動産を扱う株式会社イエカリヤです。

 

お仕事をしていく上でメールを送る機会が多くあると思います。

挨拶から会社情報までをテンプレートにして使うと、逐一同じ文章を書かなくていいのでお使いになっている方も多いと思います。

今回はそこから一歩踏み込んだテンプレート使い方をご紹介したいと思います。

 

●頭をなるべく使わない

弊社は宅地建物取引業、特に売買を扱っているので所有権移転や抵当権の設定・抹消などを司法書士の先生に依頼することが良くあります。

その際、いくつか打ち合わせしておかないといけないことがあるのですが、電話だと漏れがあったりメモの間違いなどがあると言った言わないの水掛け論になってしまうので、なるべくメールを送るようにしています。

ネット上に残るのでメモを無くす心配もないですし、時間も選びません。

 

ですが、マニュアルでも手元にない限り、メールの内容に漏れが出てくることはありえます。

そこで、パソコンの辞書登録や以前ご紹介したクリボーなどにあらかじめ報告事項を登録しておくと忘れてしまうことが一気に減ります。

いつも弊社で使っているのがこのようなものです。

 

いつもお世話になっております、○○○(会社名)の●●●(氏名)です。
△△△の件、お見積りをいただけましたら幸いです。
買主様      :
中間者様     :
売主様      :
契約日      :
決済予定日    :
移転費用の負担  :
設定権利     :
借入銀行(担当者):
抹消銀行(担当者):
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会社情報~~
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中身自体は不動業に関わっている方でないとわかりにくいかもしれませんが、要は毎回同じ事を伝えるなら事前にテンプレート化すると便利ということです。

 

効率化といえばエクセルで自動化したり、チーム全体の進捗を把握したりとテクニックがいることが多いですが、これなら事前に登録するだけなので誰でもできます。

 

案件によってはこんなに項目がいらないかもしれませんが、最大値を取っておくことで漏れが防げますし、いらない項目は消せばいいだけなので大した手間にはなりません。

 

これからリフォーム業者さんや税理士さんなどやり取りをすることも多くなるので、他のメール内容もどんどんテンプレ化していきたいと思います。

 

●まとめ

  • 細かい報告事項は電話ではなくメールが便利
  • よく送る相手がいるなら、テンプレート化すると忘れない
  • テクニックもいらないので誰でもできる
  • こういうちょっとしたことでミスや時間の節約ができ、お客様と接する時間を多くできる
當間
當間
沖縄の中古不動産市場を活性化させるために日々活動しています。少し変わった物件が好きな、株式会社イエカリヤ代表です。プロフィールはコチラ
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