いつもお世話になっております、沖縄の中古物件をリノベーションすることでワクワクを増やしたい、株式会社イエカリヤ代表の當間です。
この頃、取り扱う物件が増えてきて物件毎の進捗・経緯の情報共有に漏れがでてきそうなので、物件毎の経緯を簡単に見れるようにエクセル表を作成しました。
ちょこっと手間取ったところがあるので、その解決法もご紹介します。
物件毎にファイルを作ると開く作業が大変
当初は、物件毎のフォルダにそれぞれの進捗状況などを記入していました。
しかし、案件が増え一日に何件も更新をしないといけなくなると、一つ一つのファイルを開くこと自体が面倒な作業になってきました。
情報の共有も口頭だけでは漏れが出てきます。
そこで物件の経緯を記入するファイルは一つにまとめることにしました。
こちらの方が情報を一元化できますし、いちいちファイルを探す手間が省けます。
不動産の売買は数か月待ち、もしかしたら「１年後に再始動ね。」ということもザラにあり、その時のファイルを見つけることも大変だったり。
どういった流れで現在の形になったか忘れてしまいます。
そのようなことを防ぐためにも一つにまとめたファイルの方がメリットが多いと思ったのでこのような形式にしました。
シートを２つ作成
ファイルを作るにあたり、２つのシートを作成しました。
「案件概要」と「進捗表」の２種類です。
「案件概要」はその名の通り、案件の簡単な内容が入力されています、記載事項は省略していますが大体こんな感じです。
「進捗表」は案件ごとの具体的なやり取りを入力していきます。
一つのシートに内容をまとめることはできるのですが。
案件が多くなると表が大きくなりすぎるので全体の把握が難しくなります、なので分けて作成しました。
「案件概要」のNOを「進捗表」の物件概要NOに入れると自動で物件名と担当者が出るようにVLOOKUPを使っています。
同じ案件の中で一番新しい日付を取得したい
この手の表は以前にも作ったことがあるのでパパっと作れましたが、ひとつだけやったことが無いことがありました。
「案件概要」にある最終日付、最後にこの案件に関してやり取りをしたのがいつかわかるようにするための項目です。
主に購入希望者様へ定期的に連絡を入れているか把握するためのデータです。
これが長いこと更新されていないと購入希望金額や地域などが変わっていたりすでに他社で決まっていたり、紹介する物件選びにも影響するので要チェックになるわけです。
作った当初は「進捗表」で更新するたびに手動で変えていました。一回一回は簡単な作業ですが積み重なってくると面倒ですし、時間もかかりミスも起こります。
そこで、自動で行使されるようにしたいと思い調べたのですが、少し難しかったので備忘録がてら書いていきます。
ofice2016ならMAXIFS関数で簡単
ofice2016であれば新しく出たmaxifs関数を使って一発で作ることができるみたいです。
このような関数が出たということは需要があたのでしょうね。
・ofice2016より昔の方
先ほどの最終日付の一番上のセルには以下の数式が入っています。
{＝MAX(IF(進捗表!B4:B1003=案件概要!A4,進捗表!E4:E1003,””))}
なんのこっちゃですね、僕も最初は意味が分かりませんでした。
特にエクセルの配列という概念を今まで知らなかったので苦労しました。
まずは配列の説明
配列を使うと複数の計算を一度に行ってくれます。
例えばこのような表で売り上げの合計金額を出したいとします。
配列を使わない場合は、一度それぞれの小計を出して、それを足すという方法になると思います。
ここで配列を使うと小計を求めずに合計金額が出せるため列を増やさずに済みます。
D12には
=SUM(C3:C11*D3:D11)
という数式を入れてctrl+shift+enterを押しました。
最終的には｛｝が追加された
{=SUM(C3:C11*D3:D11)}
が入っています。
ctrl+shift+enterを押すことで「この数式は配列を使うよ」と宣言することができます。
{}が無い状態だと計算ができないのでエラーが出てきてしまいます。
つまり、c3:c11の表とd3:d11の表のデータを上から順にかけて足していってねと言うのが先ほどの式の命令になります。
{＝MAX(IF(進捗表!B4:B1003=案件概要!A4,進捗表!E4:E1003,””))}
進捗表のB4:B1003・物件概要NOと案件概要のA4・物件概要NOに対応する数値が同じなら、進捗表のEの表・日付を取得。
それを全ての行でおこない、その中からMAX、つまり最新の日付を取り出して入れるという内容になります。
後はオートフィルで案件概要のL5以降コピーしたら完成です。
進捗表に物件概要NOと日付を入れると自動的に最終日付が更新されるようになりました。
まとめ
これでスムーズな情報の把握ができると思います。
もちろん、どんどん改良を進めていくので大きな変更があれば報告します。
↓こちらから売却サイトへアクセスできます。
