いつもお世話になっております、沖縄の中古物件をリノベーションすることでワクワクを増やしたい、株式会社イエカリヤ代表の當間です。
先日、物件の進捗表をまとめるエクセルを作りました。
「物件経緯表」エクセルで重複するデータの中から新しい日付を取り出す方法
作ったのはいいですが、少し面倒に思うところがあったので入力フォームを作るなどで簡易化しました。
午前中の案内が終わったので、事務作業も終わらせて、この時のエクセルの入力フォームを作成中、より簡単により分かりやすくできるように頑張ります。
こういう、面倒なことを無くすための面倒は大好物です。 https://t.co/hIsjtcP9Gv
— イエカリヤ (@iekariya) February 23, 2020
小さな簡易化の組み合わせ
データ元はこんな感じです。
サンプルデータは適当に入れています、沖縄の難読地名なので何個読めるか挑戦してみてください。
案件の概要一覧
進捗状況の一覧
案件概要からNOを割り出して入力→日付と進捗状況を入力→次へ
と、一つ一つは大したことないのですが、全体で見ると結構な手間になります。
まして毎日複数件記入しないといけないので、１手でも２手でも作業を減らすことができれば積み重なって大きな時間の短縮になります。
簡易化したい事まとめ
日付の入力を楽にしたい
一日の終わりにまとめるのでほとんどが記入当日の日付になります、あったとしてもせいぜい2～３日前後のズレです。
それなのにいちいち打ち込むのは手間がかかりますね、その日一度目の登録をしてその後ctrl+dでコピペしてもいいんですけどね。
できれば、
記入する際にデフォルトで当日の日付が入る。
↓
違う日付にするにしろスピンボタン（上と下の矢印が付いているボタン）を押して変更できる。
という風にしたいです。
物件NOと物件名をわかりやすくしたい
案件１つに対して進捗状況は複数あるので見やすくするために、シートを「案件概要」と「進捗状況」の二つに分けています。
この状態にするのはいいのですが、進捗状況に物件のNOを入れると自動でその物件名が出てくるようにしています。
そうすると、どの物件NOがどの物件名かわからないといけないのでシートを行ったり来たりしないといけなくなります。
これはどうしようもないかなと思うのですが、少しでも簡易化するために。
・日付と同様に物件NOもスピンボタンで増減できるようにする。
・直近１０件分の物件名をボタンで表示して、ボタンを押すと反映されるようにする。
・テキストボックスに物件名を入力して候補一覧をだす。
の３点ができればかなり簡単になるかなと思います。
今回は時間切れで上の２つのみ作りました、後日最後の一つも作成します。
２０２０年３月１日追記、検索機能も追加しました。
連続で記入できるようにしたい
これは作りながら思いましたが、入力した後に入力フォームを消すのではなく、連続で登録できれば効率が上がると思ったので入れました。
物件毎の履歴を一覧で見られるようにした＆売却の業務報告に使えるようにしたい
１つの物件のこれまでの経緯を見る時に、エクセルのフィルタを使えばいいのですがこれも簡単に一覧形式で見られるようにできそうなので搭載したいです。
さらに言えば、書き方にも気を付けないといけない所はありますが、売却の際に売主様に提出する業務報告と内容はほぼ同じになるのでここの内容からキレイに出せるようになればいいなと思います。
この２つは毎日の入力に必須ではないので保留します。
完成（未完）した入力フォームの機能
まずは、日付入力を簡単にする機能です。
入力フォームを立ち上げたとき、その日の日付が自動で入っています。
次に、日付を変更する際、もちろん直接入力でもいいのですが上下のボタンで簡単に変更することができます。
せいぜい2～3日であればこっちの方が楽ですね。
次に物件NOと物件名の兼ね合いです。
物件NOに数字を入力すると自動でその数字に対応した物件名が表示されます。
こちらも上下ボタンでの対応してます。
続きで最近入力した物件、１０個分をボタンで表示しています。
そのボタンを押す物件NOに反映されるようにしています。
当初はやり方がわからなかったので、ボタンの部分に物件NOと物件名を表示させる予定でしたが、どうにか１動作で対応できるように頑張りました。
ちなみに、物件NOが無い状態や進捗状況を打ち込んでいないで保存しようとすると警告が出るようになっています。
必須事項を入れて保存ボタンを押すと、入力されている最後の行の一つ下の行を判断して登録してくれます。
スクロールする手間も省けますね。
さらに連続して登録するか質問されます。
はいを押すと連続で登録することができます。
そのままの状態だと先ほどの記入事項が残ってしまうので、それも自動でクリアされます。
ここまでが入力フォームの内容でした。
あとはボタンやショートカットを作ったりすると更に手間が少なくなります。
ボタンはスクロールすると消えてしまうので、ボタンを配置した部分を[表示]→ウィンドウの固定化でボタンがある行を固定したらずっとついてくるので便利です。
2020年３月１日追記、物件検索機能
文字列から物件NOの候補を選ぶ機能を追加しました。
部分一致も対応しており、複数の候補があった場合も改行して上手く表示されます。
まとめ
ひとつひとつは大した手間ではないですが、積み上げると結構な工程になります。
だからといってその内容を切り捨てるのではなく、工夫で効率をよくすることができれば、その分他のことに時間を使ってクオリティもそのままにできるので好きな作業です。
今回搭載できなかった機能は後日追加します。
これでご飯を食べられるわけではないので趣味程度ですが、ご質問や改善点などがあればお気軽にお問い合わせください。
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